Nutzungsbedingungen

Stand: Juni 2026
Dominik Reinholtz — Dominus AI Solutions
Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin

Diese Nutzungsbedingungen stellen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) im rechtlichen Sinne für die Nutzung von HeyBello dar.

§ 1 Geltungsbereich und Zielgruppe

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge über die Nutzung der durch Dominus AI Solutions – Dominik Reinholtz (nachfolgend „Auftragnehmer“) unter der Marke HeyBello bereitgestellten Dienstleistungen durch Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, insbesondere tierärztliche Praxen und Kliniken (nachfolgend „Kunde“). Verbraucher sind nicht Vertragspartner.

(2) Abweichende AGB des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Auftragnehmer ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungen

(1) Der Auftragnehmer stellt dem Kunden einen KI-gestützten digitalen Telefonassistenten (nachfolgend „Bello“) zur Verfügung, der Anrufe entgegennimmt, Anliegen strukturiert erfasst, häufige Fragen beantwortet und Rückrufwünsche an den Kunden weiterleitet.

(2) Je nach gebuchtem Paket können insbesondere folgende Leistungen bereitgestellt werden:

– Einrichtung und 24/7-Betrieb des KI-Telefonassistenten Bello mit dedizierter deutscher Rufnummer
– Strukturierte Erfassung und Weiterleitung von Anrufprotokollen und Rückrufwünschen
– Live-Dashboard zur Einsicht aller Anrufe in Echtzeit
– Mehrsprachige Kommunikation (Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch)
– WhatsApp-Bot für die Kommunikation mit Tierhaltern (nur im Premium-Paket)
– Wissensdatenbank zur Beantwortung individueller, praxisspezifischer Fragen (nur im Premium-Paket)

(3) Bello ist auf die Bedürfnisse tierärztlicher Einrichtungen zugeschnitten, ersetzt jedoch keine medizinische Einschätzung und keine persönliche tierärztliche Erreichbarkeit im Notfall.

(4) Welche Leistungen konkret enthalten sind, ergibt sich aus dem gewählten Paket gemäß § 5.

§ 3 Besondere Hinweise zur Nutzung im tierärztlichen Kontext

(1) Bello kann zur Vorqualifikation eingehender Anrufe in potenziellen Notfällen eingesetzt werden. Dabei erfolgt jedoch keine medizinische Diagnose, Beratung oder verbindliche Notfallbeurteilung.

(2) Die Verantwortung für medizinische Entscheidungen, die Priorisierung von Behandlungsfällen und die Organisation einer Notfallversorgung liegt ausschließlich beim Kunden.

(3) Der Kunde verpflichtet sich, Bello nicht als Ersatz für eine persönliche tierärztliche Erreichbarkeit im Notfall zu nutzen und stellt sicher, dass tiermedizinische Notfälle durch eigene organisatorische Maßnahmen (z. B. Rufbereitschaft, Notdienste) abgefangen werden.

§ 4 Notfallregelung und Einschränkungen

(1) Bello kann bei bestimmten Sprachinhalten oder Schlüsselbegriffen eine automatisierte Weiterleitung an eine zuvor vom Kunden definierte Nummer initiieren.

(2) Es wird keine Garantie für die Erkennung, Einstufung oder zeitgerechte Weiterleitung eines tierärztlichen Notfalls übernommen.

(3) Der Auftragnehmer ist nicht verpflichtet, medizinische Relevanz oder Dringlichkeit korrekt zu erfassen. Es handelt sich ausschließlich um eine unterstützende Filterung auf Basis von KI-Logik.

(4) Der Kunde wird darauf hingewiesen, dass zeitkritische Notfälle nicht ausschließlich über Bello gemeldet werden sollten, und ist verpflichtet, seine Tierhalter entsprechend zu informieren.

§ 5 Vertragsschluss, Testphase und Pakete

(1) Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde das Onboarding-Formular vollständig ausfüllt und absendet und diese AGB sowie den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) akzeptiert. Der Auftragnehmer bestätigt den Vertragsschluss per E-Mail.

(2) Zu Beginn der Zusammenarbeit wird eine kostenlose Testphase von 14 Kalendertagen gewährt. Die Testphase beginnt mit dem Go-Live-Datum. Der Kunde kann innerhalb der Testphase jederzeit fristlos per E-Mail kündigen.

(3) Erfolgt keine Kündigung, geht der Vertrag automatisch in den regulären Betrieb über. Die verbleibende Zeit bis zum Monatsende wird anteilig berechnet. Ab dem 1. des Folgemonats gilt der reguläre monatliche Abrechnungsrhythmus.

(4) Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlich geltenden Umsatzsteuer:

Standard — 199,00 € / Monat
Premium — 299,00 € / Monat (inkl. WhatsApp-Bot, Mehrsprachigkeit und Wissensdatenbank)

(5) Es wird keine Einrichtungsgebühr erhoben. Der Auftragnehmer schaltet das System innerhalb von 24–48 Stunden nach Vertragsschluss live.

§ 6 Vergütung und Zahlung

(1) Die monatliche Pauschale ist jeweils zum 1. eines Kalendermonats im Voraus fällig. Die Rechnung wird am 24. oder 25. des Vormonats gestellt. Das Zahlungsziel beträgt 7 Tage nach Rechnungsstellung. Die Zahlung erfolgt per Überweisung.

(2) Bei Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen ist der Auftragnehmer berechtigt, den Zugang zu sperren, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu verlangen sowie den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

§ 7 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft nach Ablauf der Testphase auf unbestimmte Zeit. Er kann von beiden Parteien mit einer Frist von 4 Wochen zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. Kündigungen bedürfen der Textform (E-Mail genügt).

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund, insbesondere bei wiederholter Pflichtverletzung, bleibt unberührt.

(3) Nach Beendigung des Vertrages wird der Zugang zu Bello deaktiviert, und sämtliche gespeicherten Inhalte werden datenschutzkonform gelöscht.

§ 8 Registrierung, Zugang und Verantwortung

(1) Zur Nutzung ist die Einrichtung eines Zugangs erforderlich. Der Kunde ist für den Schutz seiner Zugangsdaten verantwortlich.

(2) Bei Verlust oder Verdacht auf Missbrauch ist der Auftragnehmer unverzüglich zu informieren.

(3) Der Auftragnehmer übernimmt keine Haftung für Schäden, die aus unberechtigtem Zugriff auf das Kundenkonto entstehen.

§ 9 Nutzungsrechte und Lizenzbedingungen

(1) Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares, auf die Vertragslaufzeit beschränktes Nutzungsrecht zur Verwendung von Bello innerhalb seiner eigenen Praxis.

(2) Eine Weitergabe oder unautorisierte Nutzung der Zugangsdaten oder der Technologie ist nicht gestattet.

(3) Bei Verstoß behält sich der Auftragnehmer das Recht vor, den Vertrag außerordentlich zu kündigen und Schadensersatz zu fordern.

§ 10 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde stellt alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen und Zugangsdaten rechtzeitig zur Verfügung. Änderungen an eigenen Systemen, die die Leistungen beeinträchtigen könnten, sind unverzüglich mitzuteilen.

(2) Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, dass der Einsatz von Bello mit seinen rechtlichen Verpflichtungen vereinbar ist – insbesondere hinsichtlich Datenschutz, Einwilligungen und berufsrechtlicher Anforderungen.

§ 11 Verbotene und eingeschränkte Nutzungen

Bello darf nicht genutzt werden für:

– Medizinische Diagnosen, Behandlungsempfehlungen oder verbindliche tierärztliche Beratung
– Unzulässige Werbung, belästigende Anrufe oder unerwünschte Nachrichten
– Nutzung zur Umgehung von Einwilligungen oder gesetzlichen Anforderungen
– Rechtswidrige oder missbräuchliche Zwecke jeglicher Art

Bei Missbrauch behält sich der Auftragnehmer Sperrung und außerordentliche Kündigung vor.

§ 12 KI-Ausgaben und Verantwortung

(1) Bello arbeitet auf Basis von Vorgaben, Wissensdatenbanken und technischen Einstellungen des Kunden. Die Ausgaben können Fehler enthalten.

(2) Der Kunde ist dafür verantwortlich, welche Informationen Bello geben darf und welche nicht, sowie für die regelmäßige Prüfung des Systems. Verbindliche Zusagen durch Bello liegen in der Verantwortung des Kunden.

§ 13 Aufzeichnungen und Protokolle

(1) Telefonate können automatisiert analysiert, transkribiert und gespeichert werden, sofern dies zur Verbesserung des Dienstes oder im Rahmen der vereinbarten Leistung erforderlich ist.

(2) Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine Tierhalter rechtzeitig und rechtskonform über den Einsatz von Bello und die KI-gestützte Kommunikation zu informieren, sofern dies gesetzlich erforderlich ist.

§ 14 Unterauftragsverarbeiter und Dienstleister

Für Betrieb und Bereitstellung der Leistungen setzt der Auftragnehmer folgende Dienstleister ein:

– ElevenLabs – Sprachverarbeitung (Voice Agent)
– Anthropic (Claude) – KI-Sprachmodell
– Twilio – Rufnummern und Telefonie
– Make.com – Automatisierungen und Webhooks
– Google Workspace / Gmail – E-Mail-Versand und Datenspeicherung
– Meta (WhatsApp Business API) – WhatsApp-Kommunikation (sofern gebucht)

Änderungen der Dienstleister sind möglich, wenn dies für den Betrieb erforderlich ist. Der Kunde wird darüber informiert.

§ 15 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Auftragnehmer bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Systeme, übernimmt jedoch keine Garantie für eine ununterbrochene Verfügbarkeit. Geplante Wartungsarbeiten werden rechtzeitig angekündigt.

(2) Bei Störungen durch Drittanbieter (z. B. Telefonnetz, ElevenLabs, Twilio) haftet der Auftragnehmer nur im Rahmen seiner eigenen Verantwortlichkeit.

§ 16 Haftung

(1) Der Auftragnehmer haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Auftragnehmer nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und nur für den typischen, vorhersehbaren Schaden.

(3) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

§ 17 Referenzkunden und Marketing

(1) Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, dass der Auftragnehmer den Namen und das Logo der Praxis auf der HeyBello-Website, in Marketingmaterialien und in sonstigen Veröffentlichungen als Referenzkunde verwenden darf.

(2) Die Verwendung erfolgt ausschließlich zu Marketing- und Referenzzwecken und dient der Darstellung der Kundenbasis von HeyBello.

(3) Der Kunde kann dieser Verwendung jederzeit schriftlich widersprechen. In diesem Fall wird der Auftragnehmer die Verwendung innerhalb von 30 Tagen nach Zugang des Widerspruchs einstellen.

(4) Der Kunde stellt sicher, dass er zur Erteilung dieser Einwilligung berechtigt ist und keine Rechte Dritter verletzt werden.

§ 18 Datenschutz und Vertraulichkeit

(1) Die Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der DSGVO. Soweit der Auftragnehmer personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, schließen die Parteien einen AVV gemäß Art. 28 DSGVO ab. Die Datenschutzerklärung ist auf der Website abrufbar.

(2) Daten, die sich auf Tierhalter oder deren Tiere beziehen, werden nur zum Zweck der Dienstleistungserbringung gespeichert und nicht an unbefugte Dritte weitergegeben.

(3) Beide Parteien behandeln alle im Rahmen des Vertrags erlangten vertraulichen Informationen streng vertraulich und geben diese nicht an Dritte weiter. Diese Pflicht gilt auch nach Vertragsende fort.

§ 19 Änderungen der AGB

Der Auftragnehmer behält sich vor, diese AGB mit einer Vorankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen zu ändern. Die Änderungen werden per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 14 Tagen, gelten die geänderten AGB als akzeptiert. Im Falle eines Widerspruchs ist der Auftragnehmer berechtigt, den Vertrag mit der Frist aus § 7 zu kündigen.

§ 20 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Vertragssprache ist Deutsch.

(2) Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, Berlin.

(3) Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen nicht. An ihre Stelle tritt eine wirtschaftlich vergleichbare Regelung.