Nutzungsbedingungen

Stand: August 2026
Dominik Reinholtz — Dominus AI Solutions
Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin

Diese Nutzungsbedingungen stellen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) im rechtlichen Sinne für die Nutzung von HeyBello und BetriebsKI dar.

§ 1 Geltungsbereich und Zielgruppe

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge über die Nutzung der durch Dominus AI Solutions – Dominik Reinholtz (nachfolgend „Auftragnehmer“) bereitgestellten Dienstleistungen unter den Marken HeyBello (KI-Telefonassistent) und BetriebsKI (interne KI-Wissensdatenbank), jeweils durch Unternehmer im Sinne von § 14 BGB (nachfolgend „Kunde“). Verbraucher sind nicht Vertragspartner.

(2) Abweichende AGB des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Auftragnehmer ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungen

(1) Der Auftragnehmer stellt dem Kunden je nach gebuchtem Produkt einen KI-gestützten digitalen Telefonassistenten (nachfolgend „Bello“), eine KI-gestützte interne Wissensdatenbank (nachfolgend „BetriebsKI“) oder beide Produkte gemeinsam zur Verfügung.

(2) Bello nimmt Anrufe entgegen, erfasst Anliegen strukturiert, beantwortet häufige Fragen und leitet Rückrufwünsche an den Kunden weiter. Je nach gebuchtem Paket können insbesondere folgende Leistungen bereitgestellt werden:

– Einrichtung und 24/7-Betrieb des KI-Telefonassistenten Bello mit dedizierter deutscher Rufnummer
– Strukturierte Erfassung und Weiterleitung von Anrufprotokollen und Rückrufwünschen
– Live-Dashboard zur Einsicht aller Anrufe in Echtzeit
– Mehrsprachige Kommunikation (Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch)
– Wissensdatenbank zur Beantwortung individueller, praxisspezifischer Fragen (nur im Premium-Paket)

(3) Bello ist auf die Bedürfnisse tierärztlicher Einrichtungen zugeschnitten, ersetzt jedoch keine medizinische Einschätzung und keine persönliche tierärztliche Erreichbarkeit im Notfall.

(4) BetriebsKI ermöglicht es Mitarbeitenden des Kunden, per Texteingabe Fragen zu hochgeladenen Unternehmensdokumenten zu stellen und automatisch generierte Antworten zu erhalten. Je nach gebuchtem Paket umfasst BetriebsKI insbesondere:

– Upload und Verwaltung unternehmensinterner Dokumente
– KI-gestützte Beantwortung von Mitarbeiteranfragen auf Basis dieser Dokumente
– Rollenbasierte Zugriffsrechte auf Dokumentkategorien (z. B. Admin, HR, Finanzen, Management, Allgemein)
– Personaleinsatzplanung (Dienstplan-Modul) gemäß § 7b

(5) Welche Leistungen konkret enthalten sind, ergibt sich aus dem gewählten Paket gemäß § 5.

§ 3 Besondere Hinweise zur Nutzung im tierärztlichen Kontext

(1) Bello kann zur Vorqualifikation eingehender Anrufe in potenziellen Notfällen eingesetzt werden. Dabei erfolgt jedoch keine medizinische Diagnose, Beratung oder verbindliche Notfallbeurteilung.

(2) Die Verantwortung für medizinische Entscheidungen, die Priorisierung von Behandlungsfällen und die Organisation einer Notfallversorgung liegt ausschließlich beim Kunden.

(3) Der Kunde verpflichtet sich, Bello nicht als Ersatz für eine persönliche tierärztliche Erreichbarkeit im Notfall zu nutzen und stellt sicher, dass tiermedizinische Notfälle durch eigene organisatorische Maßnahmen (z. B. Rufbereitschaft, Notdienste) abgefangen werden.

§ 4 Notfallregelung und Einschränkungen

(1) Bello kann bei bestimmten Sprachinhalten oder Schlüsselbegriffen eine automatisierte Weiterleitung an eine zuvor vom Kunden definierte Nummer initiieren.

(2) Es wird keine Garantie für die Erkennung, Einstufung oder zeitgerechte Weiterleitung eines tierärztlichen Notfalls übernommen.

(3) Der Auftragnehmer ist nicht verpflichtet, medizinische Relevanz oder Dringlichkeit korrekt zu erfassen. Es handelt sich ausschließlich um eine unterstützende Filterung auf Basis von KI-Logik.

(4) Der Kunde wird darauf hingewiesen, dass zeitkritische Notfälle nicht ausschließlich über Bello gemeldet werden sollten, und ist verpflichtet, seine Tierhalter entsprechend zu informieren.

§ 5 Vertragsschluss, Testphase und Pakete

(1) Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde das Onboarding-Formular vollständig ausfüllt und absendet und diese AGB sowie den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) akzeptiert. Der Auftragnehmer bestätigt den Vertragsschluss per E-Mail.

(2) Zu Beginn der Zusammenarbeit wird eine kostenlose Testphase von 14 Kalendertagen gewährt. Die Testphase beginnt mit dem Go-Live-Datum. Der Kunde kann innerhalb der Testphase jederzeit fristlos per E-Mail kündigen. Bucht der Kunde BetriebsKI als eigenständiges Produkt ohne Bello, gilt die Testphase entsprechend ab Freischaltung des BetriebsKI-Zugangs.

(3) Erfolgt keine Kündigung, geht der Vertrag automatisch in den regulären Betrieb über. Die verbleibende Zeit bis zum Monatsende wird anteilig berechnet. Ab dem 1. des Folgemonats gilt der reguläre monatliche Abrechnungsrhythmus.

(4) Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlich geltenden Umsatzsteuer:

Bello (Voice Agent)
Standard — 199,00 € / Monat
Premium — 299,00 € / Monat (inkl. individueller Agenten-Konfiguration, Mehrsprachigkeit und Priority Support)

BetriebsKI
Solo — 149,00 € / Monat (BetriebsKI ohne Bello)

Combo-Pakete (Bello + BetriebsKI)
Standard-Combo — 298,00 € / Monat
Premium-Combo — 398,00 € / Monat

(5) Ein Combo-Paket besteht aus zwei rechtlich eigenständigen Verträgen (Bello und BetriebsKI gemäß § 7b), die zu einem vergünstigten Gesamtpreis zusammengefasst abgerechnet werden. Wird einer der beiden Verträge im Rahmen eines Combo-Pakets gekündigt, endet der vergünstigte Combo-Preis zum Wirksamwerden dieser Kündigung; der jeweils fortbestehende Vertrag wird ab diesem Zeitpunkt zum regulären Einzelpreis des betreffenden Produkts gemäß Abs. 4 fortgeführt, sofern nicht abweichend vereinbart.

(6) Es wird keine Einrichtungsgebühr erhoben. Der Auftragnehmer schaltet das gebuchte System innerhalb von 24–48 Stunden nach Vertragsschluss live.

§ 6 Vergütung und Zahlung

(1) Die monatliche Pauschale ist jeweils zum 1. eines Kalendermonats im Voraus fällig. Die Rechnung wird am 24. oder 25. des Vormonats gestellt. Das Zahlungsziel beträgt 7 Tage nach Rechnungsstellung. Die Zahlung erfolgt per Überweisung.

(2) Bei Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen ist der Auftragnehmer berechtigt, den Zugang zu sperren, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu verlangen sowie den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

§ 7 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft nach Ablauf der Testphase auf unbestimmte Zeit. Er kann von beiden Parteien mit einer Frist von 4 Wochen zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. Kündigungen bedürfen der Textform (E-Mail genügt). Für BetriebsKI gilt abweichend die Kündigungsregelung gemäß § 7b.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund, insbesondere bei wiederholter Pflichtverletzung, bleibt unberührt.

(3) Nach Beendigung des jeweiligen Vertrages wird der Zugang zum betreffenden Produkt deaktiviert, und sämtliche gespeicherten Inhalte werden datenschutzkonform gelöscht.

§ 7a Kunden-Dashboard

Im Rahmen der HeyBello-Leistung erhält der Kunde Zugang zu einem passwortgeschützten Online-Dashboard unter einer individuellen Subdomain, beispielsweise praxisname.heybello.de. Über das Dashboard kann der Kunde Anrufstatistiken einsehen, Gesprächszusammenfassungen abrufen, eingehende Anrufe klassifizieren lassen (Anliegen, Notfall, Rückrufwunsch), Rückrufe nachverfolgen sowie Öffnungszeiten und FAQ-Einstellungen verwalten. Bucht der Kunde zusätzlich BetriebsKI, wird dies als eigener Bereich innerhalb desselben Dashboards zugänglich gemacht.

§ 7b BetriebsKI

(1) Der Kunde kann BetriebsKI als eigenständiges Produkt oder als Ergänzung zu Bello buchen. BetriebsKI ist eine KI-gestützte interne Wissensdatenbank, die es Mitarbeitenden des Kunden ermöglicht, per Texteingabe Fragen zu hochgeladenen Unternehmensdokumenten zu stellen und automatisch generierte Antworten zu erhalten.

(2) BetriebsKI ist monatlich kündbar. Die Kündigung kann jederzeit zum Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats in Textform (E-Mail genügt) erfolgen und berührt den Fortbestand eines etwaigen HeyBello-Hauptvertrags nicht. Ebenso berührt die Beendigung des HeyBello-Hauptvertrags den Fortbestand eines separat geschlossenen Vertrags über BetriebsKI nicht.

(3) Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, dass die von ihm hochgeladenen Dokumente rechtmäßig genutzt werden dürfen und keine Rechte Dritter (insbesondere Urheber- oder Persönlichkeitsrechte) verletzen. Der Auftragnehmer nimmt keine inhaltliche Prüfung hochgeladener Dokumente vor.

(4) Die von BetriebsKI generierten Antworten werden automatisiert auf Basis der vom Kunden bereitgestellten Dokumente erstellt und können Fehler oder Auslassungen enthalten. Der Kunde ist dafür verantwortlich, generierte Antworten vor deren Verwendung in wichtigen oder verbindlichen Zusammenhängen inhaltlich zu prüfen.

(5) Dienstplan-Funktion. Im Rahmen der BetriebsKI kann der Kunde eine Personaleinsatzplanung (Dienstplan-Modul) nutzen. Hierbei kann der Kunde für seine Mitarbeitenden Abwesenheitszeiten erfassen, einschließlich der Kategorien „Urlaub“ und „Krankheit“. Es werden dabei ausschließlich Statusangaben (z. B. „krank“, „Urlaub“) erfasst; eine Übermittlung oder Speicherung von Krankschreibungen, Diagnosen oder sonstigen medizinischen Unterlagen erfolgt durch die Software nicht. Der Zugriff auf die konkrete Abwesenheitsart ist auf Administratoren-Rollen beschränkt; anderen Mitarbeitenden wird lediglich der allgemeine Status „abwesend“ angezeigt. Der Kunde ist als datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Verarbeitung der Daten seiner Mitarbeitenden im Rahmen dieser Funktion selbst verantwortlich; Dominus AI Solutions verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter gemäß dem geschlossenen AVV.

(6) Die Funktion zur KI-gestützten Dienstplanung stellt ein reines Assistenzwerkzeug dar. Das System generiert auf Basis der vom Kunden eingegebenen Daten ausschließlich unverbindliche Planungsentwürfe. Der Kunde ist verpflichtet, jeden generierten Dienstplan vor Freigabe, Veröffentlichung oder Umsetzung im Betrieb eigenverantwortlich auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Vereinbarkeit mit dem Arbeitsrecht (z. B. Arbeitszeitgesetz) zu prüfen und gegebenenfalls manuell anzupassen. Eine Haftung des Auftragnehmers für Fehlplanungen, Personalausfälle oder Verstöße gegen arbeitsrechtliche Vorschriften, die auf einer ungeprüften Übernahme eines KI-generierten Dienstplans beruhen, ist ausgeschlossen.

§ 8 Registrierung, Zugang und Verantwortung

(1) Zur Nutzung ist die Einrichtung eines Zugangs erforderlich. Der Kunde ist für den Schutz seiner Zugangsdaten verantwortlich.

(2) Bei Verlust oder Verdacht auf Missbrauch ist der Auftragnehmer unverzüglich zu informieren.

(3) Der Auftragnehmer übernimmt keine Haftung für Schäden, die aus unberechtigtem Zugriff auf das Kundenkonto entstehen.

§ 9 Nutzungsrechte und Lizenzbedingungen

(1) Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares, auf die jeweilige Vertragslaufzeit beschränktes Nutzungsrecht zur Verwendung von Bello und/oder BetriebsKI innerhalb seines eigenen Unternehmens bzw. seiner eigenen Praxis.

(2) Eine Weitergabe oder unautorisierte Nutzung der Zugangsdaten oder der Technologie ist nicht gestattet.

(3) Bei Verstoß behält sich der Auftragnehmer das Recht vor, den betroffenen Vertrag außerordentlich zu kündigen und Schadensersatz zu fordern.

§ 10 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde stellt alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Zugangsdaten und Dokumente rechtzeitig zur Verfügung. Änderungen an eigenen Systemen, die die Leistungen beeinträchtigen könnten, sind unverzüglich mitzuteilen.

(2) Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, dass der Einsatz von Bello und BetriebsKI mit seinen rechtlichen Verpflichtungen vereinbar ist – insbesondere hinsichtlich Datenschutz, Einwilligungen und berufsrechtlicher Anforderungen.

(3) Der Kunde stellt sicher, dass seine Mitarbeitenden vor der erstmaligen Nutzung von BetriebsKI in geeigneter Weise darüber informiert werden, dass es sich um ein KI-gestütztes System handelt, dessen Ausgaben (einschließlich generierter Dienstplanvorschläge) vor Verwendung eigenverantwortlich zu prüfen sind.

§ 11 Verbotene und eingeschränkte Nutzungen

Bello und BetriebsKI dürfen nicht genutzt werden für:

– Medizinische Diagnosen, Behandlungsempfehlungen oder verbindliche tierärztliche Beratung
– Unzulässige Werbung, belästigende Anrufe oder unerwünschte Nachrichten
– Nutzung zur Umgehung von Einwilligungen oder gesetzlichen Anforderungen
– Upload oder Verarbeitung von Dokumenten, an denen der Kunde keine ausreichenden Rechte besitzt
– Rechtswidrige oder missbräuchliche Zwecke jeglicher Art

Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, dass die von ihm in BetriebsKI hochgeladenen Dokumente und Daten frei von Rechten Dritter sind und keine Verstöße gegen die DSGVO vorliegen. Es ist dem Kunden untersagt, hochsensible personenbezogene Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Diagnosen oder Krankschreibungen von Mitarbeitenden über die in § 7b (5) geregelte Statusangabe hinaus) in BetriebsKI einzupflegen, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person sowie eine hierfür geeignete Rechtsgrundlage vor.

Bei Missbrauch behält sich der Auftragnehmer Sperrung und außerordentliche Kündigung des betroffenen Vertrags vor.

§ 12 KI-Ausgaben und Verantwortung

(1) Bello und BetriebsKI arbeiten auf Basis von Vorgaben, Wissensdatenbanken, hochgeladenen Dokumenten und technischen Einstellungen des Kunden. Die Ausgaben können Fehler enthalten.

(2) Der Kunde ist dafür verantwortlich, welche Informationen Bello bzw. BetriebsKI ausgeben dürfen und welche nicht, sowie für die regelmäßige Prüfung des Systems. Verbindliche Zusagen durch Bello oder BetriebsKI liegen in der Verantwortung des Kunden.

§ 13 Aufzeichnungen und Protokolle

(1) Telefonate können automatisiert analysiert, transkribiert und gespeichert werden, sofern dies zur Verbesserung des Dienstes oder im Rahmen der vereinbarten Leistung erforderlich ist.

(2) Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine Tierhalter rechtzeitig und rechtskonform über den Einsatz von Bello und die KI-gestützte Kommunikation zu informieren, sofern dies gesetzlich erforderlich ist.

§ 14 Unterauftragsverarbeiter und Dienstleister

Für Betrieb und Bereitstellung der Leistungen setzt der Auftragnehmer folgende Dienstleister ein:

– ElevenLabs – Sprachverarbeitung (Voice Agent)
– Twilio – Rufnummern und Telefonie
– Make.com – Automatisierungen und Webhooks
– Mistral AI – KI-Klassifizierung von Anrufen und Verarbeitung von Anfragen im Rahmen von BetriebsKI
– Hetzner – Hosting und Serverinfrastruktur
– Google Workspace / Gmail – E-Mail-Versand und Datenspeicherung

Änderungen der Dienstleister sind möglich, wenn dies für den Betrieb erforderlich ist. Der Kunde wird darüber informiert.

§ 15 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Auftragnehmer bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Systeme, übernimmt jedoch keine Garantie für eine ununterbrochene Verfügbarkeit. Geplante Wartungsarbeiten werden rechtzeitig angekündigt.

(2) Bei Störungen durch Drittanbieter (z. B. Telefonnetz, ElevenLabs, Twilio, Mistral AI, Hetzner) haftet der Auftragnehmer nur im Rahmen seiner eigenen Verantwortlichkeit.

§ 16 Haftung

(1) Der Auftragnehmer haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Auftragnehmer nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und nur für den typischen, vorhersehbaren Schaden.

(3) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

(4) Eine verschuldensunabhängige Haftung des Auftragnehmers für bei Vertragsschluss bereits vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) wird ausgeschlossen. Soweit eine solche Haftung zwingend gesetzlich vorgeschrieben und nicht wirksam ausgeschlossen werden kann, wird sie der Höhe nach auf den Betrag begrenzt, den der Kunde in den 12 Monaten vor Eintritt des schadensauslösenden Ereignisses für das jeweilige Produkt (Bello und/oder BetriebsKI) an den Auftragnehmer gezahlt hat.

§ 17 Referenzkunden und Marketing

(1) Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, dass der Auftragnehmer den Namen und das Logo des Kunden auf der HeyBello-Website, in Marketingmaterialien und in sonstigen Veröffentlichungen als Referenzkunde verwenden darf.

(2) Die Verwendung erfolgt ausschließlich zu Marketing- und Referenzzwecken und dient der Darstellung der Kundenbasis von HeyBello und BetriebsKI.

(3) Der Kunde kann dieser Verwendung jederzeit schriftlich widersprechen. In diesem Fall wird der Auftragnehmer die Verwendung innerhalb von 30 Tagen nach Zugang des Widerspruchs einstellen.

(4) Der Kunde stellt sicher, dass er zur Erteilung dieser Einwilligung berechtigt ist und keine Rechte Dritter verletzt werden.

§ 18 Datenschutz und Vertraulichkeit

(1) Die Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der DSGVO. Soweit der Auftragnehmer personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, schließen die Parteien einen AVV gemäß Art. 28 DSGVO ab. Die Datenschutzerklärung ist auf der Website abrufbar.

(2) Daten, die sich auf Tierhalter, deren Tiere oder auf Mitarbeitende des Kunden beziehen, werden nur zum Zweck der Dienstleistungserbringung gespeichert und nicht an unbefugte Dritte weitergegeben.

(3) Beide Parteien behandeln alle im Rahmen des Vertrags erlangten vertraulichen Informationen streng vertraulich und geben diese nicht an Dritte weiter. Diese Pflicht gilt auch nach Vertragsende fort.

§ 19 Änderungen der AGB

Der Auftragnehmer behält sich vor, diese AGB mit einer Vorankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen zu ändern. Die Änderungen werden per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 14 Tagen, gelten die geänderten AGB als akzeptiert. Im Falle eines Widerspruchs ist der Auftragnehmer berechtigt, den Vertrag mit der Frist aus § 7 zu kündigen.

§ 20 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Vertragssprache ist Deutsch.

(2) Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, Berlin.

(3) Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen nicht. An ihre Stelle tritt eine wirtschaftlich vergleichbare Regelung.