Datenschutzerklärung
Kunden-Dashboard
Im Rahmen der Nutzung von HeyBello stellen wir dem Kunden ein passwortgeschütztes Dashboard zur Verfügung. Dort werden folgende personenbezogene Daten von Anrufern verarbeitet: Telefonnummer, gegebenenfalls vom Voice-Agent erkannter Name, Gesprächszusammenfassung, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs sowie die automatische Klassifizierung des Anliegens. Diese Daten werden auf Servern unseres Hosting-Anbieters Hetzner Online GmbH in Deutschland beziehungsweise der EU gespeichert und automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Konfigurationsdaten wie Nutzerkonten, Öffnungszeiten und FAQ-Einstellungen bleiben für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Der Zugriff auf das Dashboard erfolgt ausschließlich durch den Kunden selbst über einen passwortgeschützten Login. Wir als Anbieter erhalten im Rahmen der Auftragsverarbeitung technischen Zugriff zu Support- und Wartungszwecken. Zusätzlich zur automatischen Löschung der Anrufdaten führt unser Hosting-Anbieter tägliche automatisierte Server-Backups durch, die jeweils für 7 Tage aufbewahrt werden.
BetriebsKI
Kunden, die BetriebsKI gebucht haben – eigenständig oder in Kombination mit HeyBello –, können interne Geschäftsdokumente wie PDF-, Word- oder Excel-Dateien hochladen sowie Fotos (z. B. von Lieferscheinen, Berichten oder Notizen), die per optischer Zeichenerkennung (OCR) ausgelesen und automatisch in ein strukturiertes Dokument umgewandelt werden. Diese Dokumente können, je nach Inhalt, personenbezogene Daten enthalten, beispielsweise Mitarbeitendennamen. Die Verarbeitung dieser Dokumentinhalte erfolgt unter Einbindung von Mistral AI in Frankreich beziehungsweise der EU zur Generierung durchsuchbarer Antworten. Die Nutzung der über die Schnittstelle übermittelten Daten zu Trainingszwecken der KI-Modelle ist deaktiviert; die Daten werden nicht zum Training der Modelle von Mistral AI verwendet. Die Speicherung erfolgt auf denselben Servern von Hetzner in Deutschland beziehungsweise der EU wie beim HeyBello-Hauptprodukt. Hochgeladene Dokumente werden nicht automatisch gelöscht, sondern verbleiben bis zur manuellen Löschung durch den Kunden oder bis zum Ende des Vertragsverhältnisses gespeichert. Die täglichen automatisierten Server-Backups mit einer Aufbewahrungsdauer von 7 Tagen gelten auch für diese Daten. Für Admin-Nutzer von BetriebsKI wird zudem ein Zeitstempel gespeichert, der bestätigt, dass der jeweilige KI-Transparenzhinweis zur Kenntnis genommen wurde. Dieser Zeitstempel dient ausschließlich dem Nachweis der Erfüllung gesetzlicher Informationspflichten und wird für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert.
Diktierfunktion
Im Rahmen von BetriebsKI können Nutzer medizinische Befunde und Überweisungsscheine per Spracheingabe diktieren. Die Sprachaufnahme wird zur Transkription an ElevenLabs (ElevenLabs, Inc., 169 Madison Avenue, Suite 2484, New York, NY 10016, USA) übermittelt, anschließend zur Strukturierung in ein SOAP-Dokument oder einen Überweisungsschein an Mistral AI (Frankreich/EU) weitergeleitet. Eine Datenübermittlung in die USA im Rahmen der Transkription kann nicht ausgeschlossen werden; die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln) sowie auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit ElevenLabs. Die Nutzung der übermittelten Daten zu Trainingszwecken ist bei beiden Anbietern deaktiviert. Sprachaufnahmen werden zu keinem Zeitpunkt auf unseren eigenen Servern gespeichert: Die Audioverbindung erfolgt direkt zwischen dem Browser des Nutzers und ElevenLabs, unser System vermittelt lediglich ein kurzlebiges, einmalig nutzbares Zugriffstoken. Das transkribierte Ergebnis wird ebenfalls nicht dauerhaft gespeichert, sondern nur für die Dauer der Verarbeitung übertragen und im Browser des Nutzers angezeigt, bis es entweder verworfen oder zu einem Dokument weiterverarbeitet wird. Das fertige, freigegebene Dokument (SOAP-Befund oder Überweisungsschein) wird gespeichert und bleibt bis zur manuellen Löschung durch den Kunden oder bis zum Ende des Vertragsverhältnisses bestehen — analog zu den übrigen BetriebsKI-Dokumenten. Für Sicherungskopien gelten zwei getrennte Aufbewahrungsfristen: Backups der Dokumentdateien selbst werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht, Backups der zugehörigen Datenbank-Metadaten (Dokumentname, Kategorie, Protokolleinträge) nach 30 Tagen. Die Verarbeitung durch ElevenLabs (Spracherkennung) und Mistral AI (Dokumentenstrukturierung) unterliegt zusätzlich deren eigenen, mit uns vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsregelungen.
Dienstplan-Modul
Im Rahmen von BetriebsKI kann der Kunde eine KI-gestützte Personaleinsatzplanung (Dienstplan-Modul) nutzen. Hierbei werden Abwesenheitszeiten der Mitarbeitenden des Kunden erfasst, einschließlich der Statuskategorien „Urlaub“ und „Krankheit“. Es werden ausschließlich Statusangaben verarbeitet; eine Übermittlung oder Speicherung von Krankschreibungen, Diagnosen oder sonstigen medizinischen Unterlagen erfolgt durch BetriebsKI nicht. Der Zugriff auf die konkrete Abwesenheitsart ist auf Administratoren-Rollen des Kunden beschränkt. Anderen Mitarbeitenden wird lediglich der allgemeine Status „abwesend“ angezeigt, ohne nähere Angabe des Grundes. Verantwortlich für die Verarbeitung der Daten der Mitarbeitenden im Rahmen des Dienstplan-Moduls ist der jeweilige Kunde als datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Dominus AI Solutions verarbeitet diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß dem mit dem Kunden geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Die Speicherung erfolgt auf denselben Servern von Hetzner in Deutschland beziehungsweise der EU wie die übrigen BetriebsKI-Daten und unterliegt denselben Backup-Regelungen.
KI-Transparenzhinweise
Im BetriebsKI-Chat sowie im Dienstplan-Modul (Admin- und Mitarbeiter-Ansicht) wird jeweils ein dauerhaft sichtbarer Hinweis angezeigt, dass es sich um KI-generierte Inhalte handelt, die vor Verwendung eigenverantwortlich zu prüfen sind. Administratoren bestätigen diesen Hinweis bei der erstmaligen Nutzung einmalig über eine Checkbox; die Bestätigung wird gemäß dem Abschnitt „BetriebsKI“ gespeichert. Diese Hinweise dienen der Erfüllung der Transparenzpflichten nach Art. 50 der EU-Verordnung über Künstliche Intelligenz (KI-Verordnung).